従業員からのランダムな休暇申請が常に殺到していませんか？
あるいは、事前の通知なしに頻繁に欠勤することに気づいていますか？
それは、計画的なPTOポリシーを持つための合図です。PTOポリシーは、従業員が計画的に仕事を休み、ワークライフバランスを促進し、仕事への満足度を高めるのに役立ちます。
このブログでは、PTOポリシーの作成方法を例とともに共有します。さっそく始めましょう！
有給休暇（PTO）を理解する
有給休暇（PTO）とは、従業員が休暇や病気、個人的な理由で休暇を取得しても、給与が支払われる福利厚生制度です。
しかし、効率的なPTO制度は、仕事のコミットメントと従業員の個人的なニーズのバランスを確保するために重要である。この制度は、ワークフローに支障をきたすことなく、従業員の休暇を処理するための組織的な方法を提供する。
PTOポリシーは、休暇の申請、追跡、管理の標準的な手順を設定し、管理負荷を軽減します。例として、従業員が休暇を申請すると、人事システムでその従業員の休暇の合計をすぐに調べ、それに応じて許可または拒否することができます。
また、PTOポリシーが整備されていることで、従業員は給与の減少を心配することなく、個人的なコミットメントを自由に管理できるようになり、従業員間の信頼が高まります。
ビジネスのニーズに応じて、さまざまなPTOポリシーを導入することができます。例えば、従業員が主に上級プロフェッショナルで構成され、信頼構築に重点を置きたい場合は、無制限PTOを提供することができます。
以下は、PTOポリシーに追加できるさまざまなタイプの有給休暇です：
病気休暇
有給病気休暇または医療休暇は、従業員の健康管理や怪我の回復のために利用できる。通常、発生方式で仕事が行われ、ポリシーにもよるが、従業員は30～50時間働くごとに1時間の病気休暇を取得する。
米国では、病気休暇のプロバイダーに関する連邦法はないが、アリゾナ州、カリフォルニア州、ニューヨーク州、マサチューセッツ州など多くの州で、病気休暇を取得するための法律が制定されている。 有給病気休暇 従業員に義務付けられている。PTOポリシーを作成する前に、州法をチェックする必要があります。
祝祭日
宗教、州、または国の祝祭日にも、従業員に有給休暇を与えることができます。有給休暇のリストは、あなたがいる国や組織の仕事文化によって異なります。 グローバル企業では通常、場所にもよりますが、1年に10回まで任意の祝日を取得することができます。
忌引休暇
忌引休暇は同情休暇としても知られ、従業員が愛する人の死を悲しむために休暇を取ることを認めている。忌引休暇に関する連邦法はないが、企業は思いやりからこの休暇を与えている。
家族休暇
家族休暇は通常、新生児の誕生や養子縁組の際に最長12週間の有給親休暇が与えられる。また、家族が重篤な健康状態にある場合に、その介護のために休暇を取る介護休暇も含まれる。
投票時間
大統領選挙や地方選挙の際に取得できる有給休暇。通常、投票に必要な時間は数時間であるため、投票休暇はリミット付きである。
投票のために有給または無給の休暇を提供する必要があるかどうかについては、各州に確認してください。
/例えば https://elections.cdn.sos.ca.gov/pdfs/tov-english.pdf カリフォルニア州法 /%href/
では、従業員は投票のために2時間まで休暇を取ることができる。
休暇日数
このタイプのPTOは、従業員が休暇に行きたい時、家族と過ごしたい時、または単に仕事を休みたい時に便利である。休暇休暇は所定の勤続年数を完了した従業員に提供され、従業員が仕事を完了した年数に応じて増加する。
A
/参照 https://www.bls.gov/ebs/factsheets/paid-vacations.htm 米国労働統計局によるアンケート調査 /%href/
によると、プライベート産業で働く労働者の34％が、勤続1年完了後、1年間に10～15日の有給休暇を取得している。5年勤務完了後、32％の労働者が15-19日の有給休暇を取得している。
サバティカル休暇
私の会社では、資格のある従業員が仕事から長期休暇を取れるよう、通常4～6週間のサバティカル休暇を提供している。精神的な健康管理、より高い学問の追求、または自己啓発に専念するためである。
/参照 https://clickup.com/ja/blog/75770/undefined/ キャリア研修 /%href/
.
例）クリックアップでは、4年以上仕事をした社員には5週間のサバティカル休暇を提供しています。
有給休暇の種類
それでは、あなたの組織で検討できるさまざまなタイプのPTOポリシーについて説明しましょう。
従来の休暇
従来のPTOポリシーは、休暇、病気休暇、個人的な休暇など、さまざまな休暇バケツの下で設定された有給休暇を従業員に提供する。
従業員が一定期間勤務を完了した後、休暇の数を徐々に増やすことを検討してもよい。
デロイトは 伝統的な休暇ポリシー .年間39日のPTOがあり、特権休暇、病気休暇、臨時休暇、追加医療休暇などさまざまなバケットに分類されている。
バンクPTO
バンクPTOは従来のPTOに似ている。ここでも、従業員に有給休暇の設定番号を割り当てることができる。ただし、複数の休暇バケットとは異なり、すべての休暇は1つの「バンク」に預けられ、分別はありません。
従業員はどのような理由であれ、自分の休暇バンクからバンクされたPTOを取得することができ、どのバケツの下でいくつの休暇を消費したかを心配する必要はない。このPTOポリシータイプは、無駄のないチームであれば良い選択肢です。
アクセンチュアは従業員に以下を提供しています。
/参照 https://www.accenture.com/us-en/careers/local/benefits バンクPTO /%href/
従業員のレベルや在職期間に応じて、年間13～27日のPTOが付与される。
PTOは無制限。
このポリシーでは、従業員は必要なだけ休暇を取ることができる。設定日数はない。無制限PTOポリシーの最大の利点は、従業員に以下を提供することです。 職場の柔軟性 アメリカの専門職の60％が年間10日以上の有給休暇を取得し、さらに7％の社員が無制限で休暇を取得している。
一見「無制限」に休みを与えているように見えるが、従業員の信頼を示す素晴らしい方法だ。このPTOポリシーは、あなたが新興企業で優秀な人材を集めたい場合に最も効果的な仕事です。また、そのための帯域幅がない場合にも有効な仕事だ。 従業員の休暇を監視する 休暇ポリシーの追跡。 ネットフリックス は無制限PTOポリシーを提供している。休日や休暇のスケジュールを設定しないので、心身の休息が必要なときなど、自分にとって大切なことを守ることができます」と同社は述べている。
未消化のPTO
未消化のPTOは、従業員が組織で一定の番号の仕事をした後に獲得される。従業員は、休暇、健康管理、または個人的な時間のために未消化の休暇を使用することができます。未払PTOは、必要なときに使える、銀行に貯めておくお金のようなものである。未使用の休暇を現金化できる組織もある。
フレキシブルPTO
フレキシブルな有給休暇は、従業員が必要な時に必要なだけ休暇を取得できるようにするもので、発生も獲得もしない。忌引休暇、個人的な休暇、休暇、病欠など、使用可能な休暇を1つのバケットにまとめることができる。フレキシブルPTOの最大のメリットは、従来のPTOとは異なり、従業員が事前に休暇を申請する必要がないことだ。
/参照 https://buffer.com/timeoff バッファ /%href/
は、グローバルなリモートチームのためにフレキシブルな休暇制度を設けており、従業員が必要なときに休暇を取得できるようにしている。少なくとも3週間の有給休暇がある。
Googleでさえ、社員にフレキシブルなPTOを提供している。
/イメージ https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/Google-1400x417.png PTOポリシーの作り方 Google /%img/
_経由
/参照 https://www.google.com/about/careers/applications/benefits/ Google /%href/
チームのためにPTOポリシーを作るには？
チームのためにPTOポリシーを作成することは、特に初めてやることであれば、圧倒されるかもしれません。ここでは、PTOポリシーを作成するのに役立つガイドを紹介します：
1.法的要件を理解する
有給休暇に関する労働法は場所によって異なるため、PTOポリシーを作成する際には、管轄地域の休暇に関する法律や規制を確認すること。
例
/参照 https://bipartisanpolicy.org/explainer/state-paid-family-leave-laws-across-the-u-s/ 連邦家族・医療休暇法（FMLA /%href/
は、従業員50人以上の企業に対し、雇用保護を目的とした親休暇、病気休暇、介護休暇、軍事的緊急休暇の提供を義務付けている。
また、州によっては、雇用主に対して以下のことを義務付けている。
/参照 https://www.osc.ny.gov/reports/new-yorks-paid-family-leave-program PTO残高の追跡 /%href/
やることがあれば、州法を確認すること。 プログラムを提案したら、自社の業界標準を確認すること、
/例えば https://www.osc.ny.gov/reports/new-yorks-paid-family-leave-program ニューヨークの有給家族休暇プログラム /%href/
は、有給家族・医療休暇プランをプライベート保険市場を通じて購入することを組織に義務付けている。
💡 プロからのアドバイス: 利用する
/参照 https://clickup.com/features/docs ClickUp ドキュメント /%href/
を使用して、PTOポリシーの構造を概説し、法的要件のリストを作成します。チームで共有し、リアルタイムのフィードバックを得ましょう。
クリックUpドキュメントを使ってPTOポリシーを作成し、チームと共同作業しましょう。
2.異なるPTOタイプの従業員資格を決定する
次に、従業員の資格と休暇を取得する権利を決定します。 従業員の資格を設定するには、レベル、職務内容、または会社の在職期間に基づいて従業員を分類します：
- フルタイムの給与所得者は無制限PTOポリシーの資格がある。
- パートタイム、季節従業員、時間給従業員には、従来のPTOまたはPTOなしが適用されます。
- フルタイム従業員は、PTOを使用する前に90日間完了する必要があります。
💡 プロからのヒント: 従業員の資格カテゴリーを設定・管理するのが難しい大規模チームがある場合は、ClickUpのような高度な人事ソフトウェアを使用してみてください。
/参照 https://clickup.com/teams/human-resources ClickUpの人事管理プラットフォーム /%href/
を使えば、すべてを把握することができます。従業員の勤務期間、パフォーマンス、エンゲージメント、能力開発を一つのプラットフォームで追跡できます。
3.適切なPTOポリシーを選択する
組織のPTOポリシーを選択する際には注意が必要だ。退職時にPTOを払い戻したり、休暇を繰り越したり、無制限に休暇を与えたりすることができる。
また、PTOを休暇、個人的な休暇、メンタルヘルス休暇、病気休暇などに分けることもできる。
例：従業員のウェルネスに非常に力を入れている場合、メンタルヘルス休暇を与えることで、あなたが本当に気にかけていることを示すことができます。
ここでは、自社に最適なPTOポリシーを決定する方法を紹介する：
| ポリシーの種類 | 説明 | 目的 |
|---|---|---|
| 無制限PTO｜従業員は必要なだけPTOを取ることができ、リミット設定はない｜従業員が責任を持って作業負荷を管理することが期待される、信頼に基づいた仕事環境に適している | ||
| フレキシブルPTO｜PTOは休暇、病欠、個人的な休暇を1つのプールにまとめ、どのような目的にも使用できる。 | ||
| 発生ベースのPTO｜私の仕事は、仕事時間や勤続期間に応じて徐々にPTOを取得できる。 | ||
| サバティカルPTO（サバティカル休暇）｜個人的な利息の追求や健康管理のため、一定期間勤続後に有給休暇を延長できる制度｜長期勤続者に報いたい企業に最適 | ||
| 固定PTO｜年初に設定されたPTO日数を従業員に与える｜PTO費用を予測し、管理を簡素化したいビジネスに効果的 |
4.承認プロセスと支給手順の概要
次のステップは、PTOの誤用や予定外の欠勤を防ぐためのPTO承認プロセスを決めることです。例：緊急でない場合、従業員はPTO申請書を提出し、上司またはマネージャーと人事部の審査を受けなければならない。
**PTOポリシーの中で、PTO承認プロセスの仕事を定義する。
- 緊急事態でない場合、従業員はどの程度事前に通知すべきか。
- 緊急時のPTO申請方法（必要であれば、育児や病気などの緊急事態を定義する）。
- 誰がPTOを承認するのか？
- 一定期間内にPTOが承認されなかった場合はどうなるのか？
例：1週間以内にマネージャーがPTOを承認しなければ、自動承認される。
次のような使い方ができます。 ClickUpのPTOカレンダーテンプレートです。 を使えば、従業員の休暇を追跡し、休暇承認プロセスを効率化できます。このテンプレートを使えば、従業員の休暇を簡単に管理できます。
/を容易にします。 https://clickup.com/blog/leave-management// 従業員の休暇ステータスの追跡 /%href/
を追跡し、休暇を可視化します。スタッフの可用性をビューし、スケジュールの競合のリスクを軽減し、スタッフの必要性のプランのギャップを特定することができます。
ClickUpのPTOカレンダーテンプレート
このテンプレートを使えば、以下のことができます：
- 全チームの休暇スケジュールを一箇所で整理する
- 各従業員の休暇取得日数・時間を可視化
- 人員配置のプランニング
5.ポリシーの草案
調査を完了し、PTOポリシーの構成を作成したら、関連する詳細を追加し、ポリシー草案を作成する時です。
最初の草案をマネージャー、法務チーム、関連する利害関係者と共有し、フィードバックを集めます。フィードバックに従って改善し、従業員と方針を共有する。
💡プロのアドバイス: 以下の方法も使えます。
/参照 https://clickup.com/ai ClickUp Brain /%href/
ClickUpのAIアシスタントであるClickUp Brain /%ref.を使ってPTOポリシーを作成します。以下はその例です：
/以下はその例です。 https://clickup.com/blog/wp-content/uploads/2024/08/ClickUp-Brain-20.png ClickUp Brainを使ってPTOポリシーを作成する /%img/
クリックUp Brainを使ってPTOポリシーを作成する。
続きを読む:
/参照 https://clickup.com/ja/blog/47217/undefined/ エクセル、ワード、ClickUpで使える無料タイムシートテンプレート10選 /%href/
構造化されたPTOポリシーの長所と短所
PTOポリシー
/参考文献 https://clickup.com/ja/blog/75384/undefined/ 従業員の生産性を向上させる /%href/
従業員の生産性、健康、仕事への満足度を向上させ、従業員を惹きつけ、維持するのに役立ちます。PTOポリシーの導入を検討している場合、いくつかのメリットを享受することができます。その一部を紹介しよう：
- 従業員の生産性向上：最近のデロイトのアンケート によると、労働者の45％が燃え尽き症候群を感じていることが明らかになった。PTOがあれば、従業員は金銭的な心配をすることなく、自由に休憩を取ることができる。これにより、従業員は心身の健康を充電し、生産性を向上させることができる。
- 従業員の定着率の向上：フォーブスによると /フォーブスによると https://www.forbes.com/advisor/business/best-employee-benefits/ 有給休暇の義務化 /%href/ は、従業員が組織に求める福利厚生の上位に入る。体系的なPTOポリシーを持つことは、従業員の満足度を高め、定着率を高めることにつながる。
- 人材の獲得：プロフェッショナルはより良い仕事の柔軟性を求めているので、寛大なPTOポリシーは、あなたが質の高い人材を誘致するのに役立ちます。
PTOは非常に奨励されているが、いくつかの欠点もある。
- 高い人件費：PTOを提供する企業は、特にビジネス繁忙期には人件費が高くつく可能性がある。
- 制度の悪用：PTO制度を悪用する従業員もいる。例：無制限PTO制度を導入している企業の場合、PTO制度が悪用され、チームのワークフローや生産性が阻害される可能性がある。
続きを読む 時間管理テンプレート（カレンダー＆スケジュール）無料10選
PTOポリシーの変更と更新
PTOポリシーは年度途中でも、必要が生じたときでも変更できる。例えば、2020年、多くの組織は、ロックダウンの中、従業員が休暇プランを延期したため、PTOポリシーを変更した。
ただし、PTOポリシーを再調整する際は、以下の点を考慮すること：
- 従業員の現在および／または未消化のPTO給付と矛盾しないことを確認する。
- 更新したPTOポリシーが現地の法律に準拠していることを確認する。
- 従業員が解雇された場合、PTOがどうなるかを説明する条項を含める。例：多くの企業は、PTOの残日数に対する支払いを提供しています。
- 生産性への影響と、生産性の低下を派遣社員でカバーする方法を検討する。
PTOの変更が実施されたら、一元的なプラットフォーム（会社のポリシーポータルなど）または真実の一点としての従業員ハンドブックで、すべてのポリシーを更新する。従業員が明確な説明を必要とする場合に連絡できるよう、人事広報担当者を任命する。
PTOポリシーを変更・更新するときはいつでも、人事部門はポリシーの変更を従業員に効果的に伝えるための明確なプランを持っていなければならない。
方針変更のコミュニケーションを効率化するには ClickUpのポリシー・メモ・テンプレートをご利用ください。 ポリシーの変更を明確かつ整理された方法で伝えるのに役立ちます。ポリシーの変更理由を追加し、利害関係者からの意見を求め、更新されたポリシーに従うためのガイドラインを設定することができます。
ClickUpのポリシーメモテンプレート
このテンプレートはあなたのお役に立ちます：
- 既存のポリシーと新しいポリシーを一箇所にまとめ、すばやく参照できるようにする。
- ポリシーの変更点を強調する
- 新しいポリシーを実施するための実行可能なプランを作成する。
ClickUpでPTOポリシーを作成しましょう🚀。
PTOポリシーを作成するにしても更新するにしても、ワークフローを混乱させることなく実行するためには、よく練られたプランが必要です。上記のガイドは、PTOポリシーの作成戦略を立てるのに役立ちますが、ClickUpを使って、PTOポリシーの起草プロセス全体をより小さく、管理しやすい塊に分解してください。これは、PTOポリシー作成の進捗を追跡するのに役立ちます。
また、ClickUpの機能とテンプレートを活用して、休暇管理システムを合理化することもできます。従業員の休暇を追跡し、承認を迅速に行い、重要なことを見逃すことがなくなります。
/参照 https://clickup.com/signup ClickUpに登録する /クリックアップ
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